Bénéficiez d'une signature électronique conforme au RGPD

À l'ère de la transformation numérique accélérée, la dématérialisation des processus contractuels est devenue un impératif pour les entreprises. Cependant, signer un document en ligne n'est pas un acte anodin. Chaque signature électronique implique la manipulation, le stockage et le traitement de données sensibles. Depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein de l'Union Européenne, la sécurité des données à caractère personnel est au cœur des préoccupations juridiques et techniques de toutes les entreprises.

Choisir une solution comme Goodflag, c'est s'assurer que vos processus de signature respectent non seulement le cadre légal de l'eIDAS, mais aussi des certifications strictes (ISO 27001 ou Hébergeur de données de santé) tout en garantissant aussi une protection optimale de la vie privée de chaque personne concernée. Dans cet article, nous détaillons comment concilier efficacité administrative et respect scrupuleux de la réglementation.

Le RGPD et ses exigences clés

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a redéfini la manière dont les organisations collectent et gèrent les données personnelles. Pour comprendre l'enjeu de la signature RGPD, il est essentiel de maîtriser les piliers de ce texte européen.

Les concepts fondamentaux : responsable de traitement et finalité

Dans tout processus de signature, une entité (l'entreprise) agit en tant que responsable du traitement des données. C'est elle qui détermine la finalité du traitement, c'est-à-dire l'objectif pour lequel les données sont collectées. Dans le cas d'une signature électronique, la finalité est généralement l'identification de la personne physique signataire et la preuve du consentement sur un acte juridique.

Le champ d'application et le caractère licite du traitement des données

Le champ d'application du RGPD est vaste : il concerne toute organisation traitant des données de résidents de l'Union Européenne. Pour qu'un traitement soit licite, il doit reposer sur une base juridique solide, telle que l'exécution d'un contrat ou une obligation légale.

Le RGPD impose également un principe de "minimisation" : seule la collecte de données strictement nécessaire à la réalisation de la signature doit être effectuée (nom, prénom, adresse e-mail, parfois numéro de téléphone pour une authentification à deux facteurs).

Signature électronique et conformité RGPD : points de vigilance

L'intégration d'un outil de signature dans votre flux de travail ne doit pas créer de failles de sécurité. Plusieurs points de vigilance doivent être adressés pour garantir une conformité totale.

La localisation des données et le transfert hors Union Européenne

L'un des enjeux majeurs de le conformité RGPD dans la signature électronique concerne le lieu de stockage des données. De nombreuses solutions de signature étrangères (et même françaises) hébergent les informations sur des serveurs situés hors de l'Union Européenne. Cela peut poser des problèmes de conformité si le pays de destination n'offre pas un niveau de protection adéquat. En choisissant une solution française, vous simplifiez votre conformité et rassurez l'autorité de contrôle (comme la CNIL en France).

La gestion de la signature mail vs signature électronique

Il est crucial de ne pas confondre une simple signature mail (image en bas d'un courriel) avec une véritable signature électronique certifiée. La première n'offre aucune garantie d'intégrité du document et ne protège pas les données personnelles de manière sécurisée. La seconde, encadrée par le droit européen et français, utilise des procédés cryptographiques pour lier la personne à l'acte, assurant ainsi une valeur juridique incontestable de la signature électronique.

La durée de conservation

Le RGPD stipule que les données ne peuvent être conservées indéfiniment. Toutefois, en matière de signature électronique, la durée de conservation doit être alignée sur les prescriptions légales liées au contrat signé. Il faut donc trouver l'équilibre entre le respect de la vie privée et la nécessité de conserver une preuve en cas de litige.

Bonnes pratiques pour une signature électronique conforme au RGPD

Pour déployer une solution de signature RGPD efficace, les entreprises doivent adopter une démarche proactive.

• Transparence et information : Avant de solliciter une signature, la personne concernée doit recevoir une information claire sur la manière dont ses données seront traitées.

• Recueil du consentement : Le processus doit inclure une étape où le signataire accepte explicitement l'utilisation de ses données à des fins de signature électronique.

• Faciliter l'exercice des droits : Le RGPD garantit à chaque personne des droits spécifiques : droit d'accès, de rectification, d'effacement ou de portabilité. Votre système de signature doit permettre de répondre rapidement à ces demandes.

• Sécurisation technique : Le recours au chiffrement des échanges et au stockage sécurisé est indispensable pour prévenir toute violation de données personnelles.

Goodflag intègre ces bonnes pratiques nativement, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en déléguant la complexité technique de la conformité.

En savoir plus sur le cadre juridique

La signature électronique ne repose pas uniquement sur le RGPD. Elle s'inscrit dans un écosystème juridique complexe où le règlement eIDAS joue un rôle prépondérant.

L'articulation entre eIDAS et RGPD

Alors que le RGPD protège les données à caractère personnel, le règlement eIDAS fixe les standards de confiance pour les transactions électroniques. Ainsi, une signature électronique conforme doit répondre aux deux règlementations suivantes :

1. eIDAS assure que la signature est techniquement fiable et juridiquement recevable devant un tribunal.

2. RGPD assure que l'identité de la personne physique est traitée dans le respect de son intimité numérique.

Les différents niveaux de signature

Il existe trois niveaux de signature (simple, avancée, qualifiée). Plus le niveau est élevé, plus les exigences en matière d'identification de la personne sont strictes. Cependant, même pour une signature simple, le respect du règlement de protection des données reste impératif. L'obligation légale de prouver l'identité du signataire doit toujours se faire avec une collecte proportionnée.

Détail technique et preuve de conformité

Au-delà des grands principes, la conformité se joue dans les détails techniques et la capacité à produire des preuves.

Le dossier de preuve

Chaque transaction génère un fichier de preuve. Ce document contient des informations cruciales : horodatage, adresses IP, certificats utilisés. Ce fichier contient donc des données RGPD sensibles et doit être protégé par des mesures de sécurité strictes pour garantir qu'aucune personne non autorisée n'y ait accès.

La protection dès la conception, ou "Privacy by design"

Une solution de signature électronique performante doit appliquer le principe du "Privacy by design". Cela signifie que la protection des données est intégrée dès le développement du logiciel. Par exemple, l'anonymisation des logs après un certain délai ou le hachage des documents pour garantir leur intégrité sans stocker le contenu en clair inutilement.

Le rôle de l'autorité de contrôle

En cas d'audit par une autorité de contrôle, l'entreprise doit être en mesure de démontrer que son processus de signature électronique respecte les principes de transparence et de sécurité. Utiliser un partenaire de confiance permet de produire facilement les rapports de conformité nécessaires.

Pourquoi choisir Goodflag ?

La mise en conformité de vos processus de signature avec le RGPD n'est pas seulement une contrainte légale, c'est un gage de confiance pour vos clients et partenaires. En respectant les droits des individus et en sécurisant le traitement des données, vous valorisez l'image de votre entreprise.

Goodflag propose une solution robuste, conçue pour répondre aux exigences les plus strictes de l'Union Européenne. Grâce à une interface intuitive et une architecture sécurisée, nous transformons la complexité du règlement en un avantage compétitif pour votre organisation.