Cachet électronique : authentifiez vos
documents en volume

La distinction principale réside dans l'identité du signataire et la finalité de l'acte :

• Le cachet électronique, souvent comparé au « tampon encreur » numérique, est émis au nom d'une personne morale (entreprise, association, administration). Son but est de garantir l'origine et l'intégrité d'un document au nom de l'organisation, sans forcément désigner un individu spécifique.
• La signature électronique est strictement réservée aux personnes physiques (un individu). Elle exprime le consentement d'une personne et lie son identité au contenu d'un document. Elle est utilisée pour des contrats, des avenants ou des engagements personnels.

En choisissant une solution comme Goodflag, vous pouvez facilement distinguer ces deux usages pour sécuriser vos échanges selon que l'engagement est porté par un collaborateur ou par l'entreprise elle-même.

Non, le cachet électronique ne remplace pas la signature électronique : les deux sont complémentaires. Ils répondent à des besoins juridiques et opérationnels différents :

• Le cachet électronique est l'outil idéal pour l'automatisation et la certification de documents produits en masse par l'entreprise, tels que les factures électroniques, les bulletins de paie ou les relevés bancaires. Il prouve que le document provient bien de votre structure et n'a pas été modifié.
• La signature électronique reste indispensable dès lors qu'une manifestation de volonté ou une approbation formelle d'un individu est requise pour valider un acte juridique (comme la signature d'un contrat de travail).

Pour simplifier votre transformation digitale, Goodflag propose des solutions de signature et de cachet électronique conformes au règlement eIDAS, vous permettant de choisir la solution la plus adaptée à chaque processus métier.

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux : simple, avancé et qualifié. Le cachet avancé exige un lien univoque avec le créateur du cachet et la détection de toute modification ultérieure. Le cachet électronique qualifié repose en plus sur un certificat qualifié et un dispositif qualifié de création. Goodflag couvre les trois niveaux.

La valeur juridique d'un cachet électronique est encadrée par le règlement eIDAS, qui le reconnaît comme preuve de l'origine document et de son intégrité. Seul le cachet électronique qualifié, qui repose sur un certificat qualifié délivré par un Prestataire de Services de Confiance, bénéficie d'une présomption d'authenticité devant les tribunaux de l'Union Européenne. Les cachets simple et avancé ne peuvent pas être refusés comme preuve en justice au seul motif qu'ils ne sont pas qualifiés, mais ils ne bénéficient pas de cette présomption.

Un cachet électronique visible est la représentation visuelle du cachet sur le document (cachet autoportant) : il rassemble les informations de vérification. En l'apposant avant la diffusion ou l'archivage, vous garantissez l'origine du document et sa non-altération. Associé à un code 2D-Doc, il reste contrôlable même après impression.

Pour créer un tampon électronique ou un cachet d'entreprise numérique, il faut un certificat de cachet, délivré à une personne morale par un prestataire de services de confiance (qualifié par l'ANSSI pour le niveau qualifié), puis une solution de cachet électronique pour l'appliquer à vos documents. Le prestataire vérifie l'identité de l'organisation avant de délivrer le certificat. Nos experts vous orientent vers le certificat adapté à vos contraintes organisationnelles et légales, et définissent avec vous le mode de déploiement : API, batch, shell ou format web.

Ouvrez le PDF dans un lecteur compatible, comme Adobe Acrobat Reader, puis consultez le panneau des signatures. Contrôlez la raison sociale de l'émetteur, la période de validité du certificat et la chaîne de confiance, et vérifiez que le lecteur indique un document non modifié depuis le cachetage. Un code 2D-Doc, lui, se vérifie même sur un document imprimé.

Le cachet électronique Goodflag garantit l'authenticité et l’intégrité des documents grâce à l'utilisation d'un certificat qualifié. Lors du cachetage électronique, notre solution génère une empreinte numérique unique du document et la lie au certificat du cachet de l'entreprise, créant ainsi une chaîne de confiance. L'intégrité est assurée par le fait que toute modification ultérieure du document invaliderait automatiquement le cachet électronique. L'authenticité est garantie par la vérification rigoureuse de l'identité du créateur cachet (personne morale) par une autorité de certification, respectant scrupuleusement le règlement européen eIDAS et assurant la traçabilité des données et des certificats.

Le cachet électronique sécurise les documents produits en volume par l'entreprise : factures électroniques, bulletins de paie et attestations RH, relevés bancaires, bons de commande, rapports d'analyse, diplômes. Il concerne les secteurs des ressources humaines, les achats, la finance et la banque, l'éducation, l'immobilier, l'industrie ou les services juridiques. Pour les factures, les obligations dépendent de votre situation : notre article sur la facturation électronique en détaille le cadre.