Copie fiscale : solution pour la dématérialisation des notes de frais

Finis les tickets de parking, les reçus de péage, les notes de restaurant et autres bouts de papier agrafés à votre note de frais papier ! Dans un monde professionnel en quête constante d'efficacité, la dématérialisation des justificatifs de dépenses s'impose comme une nécessité. Mais comment garantir la valeur légale de ces documents numériques ? La réponse réside dans un concept souvent méconnu mais d'une praticité redoutable : la copie fiscale des justificatifs.

Voici un usage de la signature électronique souvent ignoré et pourtant bien pratique dans la gestion quotidienne de l'entreprise ! À ne pas confondre, bien sûr, avec la copie fiable qui vise à remplacer l'original papier pour toutes les finalités (juridique, fiscale, sociale, etc.). La copie fiscale s’appuie cependant sur le même principe de base de la numérisation sécurisée : il s’agit de conférer une valeur légale à un document papier numérisé, dans le seul cadre du domaine fiscal. Ici, en l’occurrence, pour une facture ou un justificatif de note de frais.

La copie fiscale : concrètement, comment ça marche et quelle est la base légale ?

Le processus de création d'une copie fiscale est étonnamment simple, mais repose sur des exigences techniques et légales strictes pour garantir son acceptation par l'administration fiscale.

L'exigence légale : l'Article A 102 B-2 du LPF

La procédure de copie fiscale est encadrée par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales (LPF). Ce texte fondamental stipule les conditions pour la numérisation des pièces justificatives. Il exige notamment que la numérisation soit réalisée dans des conditions garantissant son intégrité et sa lisibilité, et que la copie numérique soit signée ou scellée électroniquement.

Le processus technique en trois étapes

1. Numérisation du justificatif : Il suffit de numériser le justificatif de frais, que ce soit à l’aide d’une application mobile (via un smartphone) ou d’un scanner de bureau. Le document doit être capturé de manière fidèle et lisible, souvent en couleur pour garantir le meilleur niveau de détail.

2. Génération et format PDF : Le document numérisé est ensuite récupéré et converti au format PDF. Ce format standard est privilégié pour sa pérennité et sa capacité à intégrer des éléments de sécurité.

3. Signature ou cachetage électronique : C'est l'étape cruciale. Le document doit être signé ou cacheté électroniquement pour garantir son intégrité et prouver qu'il n'a pas été altéré depuis sa numérisation. Cette opération confère la fameuse "valeur légale" au document numérique dans le cadre fiscal.

Les outils de confiance : certificats et formats

La signature ou le cachetage ne peut être réalisé avec n'importe quel outil. Il doit reposer sur des standards reconnus :

• Le certificat numérique : L'opération doit être effectuée à l’aide d’un certificat numérique de niveau RGS 1* (Référentiel Général de Sécurité) ou supérieur. Ce niveau de sécurité est exigé par l'administration française.

• Le format de signature : Le format de signature électronique PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) est fortement à privilégier. Il permet d’intégrer la signature directement dans le fichier PDF et de contrôler aisément la validité de la signature à tout moment.

L'avantage du certificat RGS 1*

Le certificat RGS 1* présente l’avantage d’être souvent disponible au format logiciel (stocké sur un serveur ou un ordinateur), contrairement aux certificats de niveau supérieur qui nécessitent un support cryptographique (clé USB, carte à puce).

Ce certificat RGS 1* est donc :

• Moins onéreux qu’un certificat sur un support cryptographique.

• Plus pratique à mettre en place et à utiliser, notamment pour des processus automatisés.

Signature Électronique vs. Cachetage Électronique

Plutôt que d'être dédié à une personne physique (comme une signature classique), le certificat RGS 1* peut être établi au nom d’une personne morale (l'entreprise elle-même). Il peut également être intégré à un processus informatique au niveau de l’entreprise. On parlera dans ce cas de cachetage électronique (ou sceau électronique). Le cachetage est particulièrement pertinent pour les flux massifs de documents, comme les notes de frais ou les factures entrantes.

En résumé : Il suffit de numériser le justificatif de frais, puis de le sceller électroniquement à l'aide d'un certificat RGS 1* ou supérieur.

L'expertise Goodflag au service de la copie fiscale

Lorsque le certificat RGS est acquis, l'étape suivante consiste à organiser le processus de signature ou le cachetage électronique avec un logiciel adapté. Ce logiciel doit être facile à intégrer aux systèmes d'information existants et simple à utiliser. C'est là que l'expertise de Goodflag prend toute sa dimension.

Goodflag apporte des solutions de signature et de cachetage électronique qui répondent parfaitement aux critères de l'article A 102 B-2 du LPF, garantissant la conformité fiscale de la dématérialisation.

Des partenariats stratégiques pour un succès confirmé

L'efficacité des solutions Goodflag est attestée par son adoption par des acteurs majeurs de la finance et de la gestion :

• Gestion des notes de frais chez payFit : Jusqu'en 2024, la société PayFit, spécialiste reconnu en gestion de la paie et des ressources humaines, s’appuyait sur une solution en mode « SaaS » (Software as a Service) fournie par Goodflag. Elle l’utilisait pour effectuer un cachetage de type « copie fiscale » des notes de frais des collaborateurs qui étaient téléversées sur sa plateforme. Cette intégration permettait à PayFit de proposer une solution de gestion de frais 100% dématérialisée et conforme à ses clients.

• Intégration avec les solutions de numérisation :Goodflag collabore également avec des acteurs de la numérisation comme Sagemcom et ChamberSign. La société met à disposition son API de cachetage intégrée à la solution Demat’Box®. Cette intégration est essentielle pour la copie fiscale des notes de frais et des factures, permettant de transmettre directement et de manière dématérialisée les documents aux experts-comptables des clients.

La mise en place de ce processus est donc simple, et grâce aux solutions logicielles et SaaS proposées par des acteurs comme Goodflag, elle est également peu coûteuse et très rapide à déployer.

La copie fiscale : bien plus que les notes de frais

Si les notes de frais sont l'application la plus immédiate et visible de la copie fiscale, l'article A 102 B-2 du Livre des procédures Fiscales a une portée beaucoup plus large. Par conséquent, elle s’applique à toutes les factures papier, quelles qu’elles soient.

Applications dans la grande distribution

• Dématérialisation des Factures Fournisseurs : Dans le secteur de la grande distribution, le flux de factures fournisseurs reçues au format papier est colossal. La société Indexware utilise une solution Goodflag en mode « On premise » (installée directement sur les serveurs du client). Elle est intégrée à son offre globale de dématérialisation des processus métiers. Cette solution permet à des supermarchés, hypermarchés, et centrales d’achats, de dématérialiser les factures papier reçues dès leur arrivée, optimisant ainsi leur traitement comptable et réduisant les coûts de gestion du papier.

Application dans le secteur bancaire

• Traitement du Courrier Entrant : De manière similaire, le Groupe BPCE s’appuie sur la même solution de Goodflag pour gérer la dématérialisation des factures reçues au format papier. Une fois celles-ci numérisées par l’atelier de traitement du courrier entrant, elles sont automatiquement cachetées, garantissant leur valeur fiscale immédiate pour l'archivage et le traitement.

Ces exemples démontrent que la copie fiscale est un levier majeur pour la transformation numérique, permettant à des entreprises de toute taille et de tout secteur de gagner en efficacité tout en assurant leur conformité.

La différence entre copie fiscale et copie fiable

Il est essentiel de comprendre la distinction entre la copie fiscale et la copie fiable pour éviter toute confusion dans les obligations d'archivage :

• Copie fiscale (Article A 102 B-2 du LPF) : Vise uniquement à remplacer le document papier original aux yeux de l'administration fiscale, notamment en cas de contrôle. L'original papier peut être détruit une fois la copie fiscale générée, sauf si d'autres impératifs légaux le nécessitent.

• Copie fiable (Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016) : Vise à remplacer l'original papier pour toutes les finalités (domaine fiscal, juridique, social, propriété intellectuelle, etc.). Les exigences techniques sont plus lourdes (recours à des systèmes d'archivage électronique certifiés) pour garantir une valeur probante absolue, y compris en cas de litige civil ou commercial.

Il faut cependant bien garder en tête que le périmètre considéré par la copie fiscale reste celui du domaine fiscal. Un exemplaire de la facture originale pourrait être réclamé pour d’autres raisons (titre de propriété, domaine social, propriété intellectuelle, etc.). Dans ce cas, il peut être nécessaire de conserver la facture originale au format papier, ou bien de recourir au processus plus exigeant de copie fiable si l'objectif est d'éliminer définitivement l'original physique.

Les bénéfices de la copie fiscale

La copie fiscale des justificatifs et des factures est un atout indéniable pour les entreprises.

1. Gain d'efficacité et fin du calvaire du papier

• Adieu les reçus perdus : La « copie fiscale » est l’assurance de ne plus voir des collaborateurs s’encombrer de reçus papier, qui se retrouvent rapidement illisibles (tickets thermiques) ou égarés.

• Traitement accéléré : La numérisation précoce des justificatifs permet d'accélérer le processus de validation et de remboursement des notes de frais.

2. Sécurisation et conformité fiscale

• Réduction des risques de redressement : Le cachetage ou la signature électronique garantit l'intégrité du document numérisé. Le document électronique ainsi produit est l'égal du document papier original aux yeux de l'administration fiscale. La copie fiscale réduit donc les risques de redressement par l’administration fiscale en cas de contrôle, car l'authenticité et l'intégrité des pièces justificatives sont irréfutables.

3. Simplicité et accessibilité du déploiement

• Mise en place simple et peu coûteuse : La mise en place de ce processus est simple et peu coûteuse. Cette facilité est due :
  • Par le niveau du certificat RGS 1* qui peut être au format logiciel et mutualisé (cachetage)
  • Par la disponibilité de nombreux outils et APIs, comme ceux proposés par Goodflag, permettant d’ajouter une signature ou un cachet électronique aux documents numérisés sans investissement matériel lourd.

La dématérialisation des factures fournisseurs, des notes de frais, et autres justificatifs est un sujet en constante évolution. Ce n'est plus une option, mais une stratégie de compétitivité. L'adoption de solutions de cachetage électronique conformes à la copie fiscale, notamment celles proposées par des experts comme Goodflag, permet aux entreprises de se positionner à la pointe de la gestion administrative.