Comment fonctionne l'horodatage par signature électronique ?

Dans un monde de plus en plus numérique et en pleine dématérialisation, la gestion des documents électroniques et des données requiert des mécanismes de sécurité et de confiance irréprochables. Au cœur de cette exigence se trouve l'association de la signature électronique et de l'horodatage électronique.

En tant que fournisseur de solutions de signature électronique et de cachetage, nous pensons qu'il est essentiel de comprendre et d'expliquer en quoi le rôle de l'horodatage est fondamental pour garantir la preuve et l'intégrité des fichiers. Dans cet article complet, vous comprendrez donc de manière approfondie ce qu'est l'horodatage, son fonctionnement, sa complémentarité avec la signature numérique et les bonnes pratiques pour l'intégrer dans vos process.

Pourquoi horodater certains documents est crucial

L'horodatage est bien plus qu'une simple mention de date et d'heure sur un fichier pdf ou un doc word. C'est un processus fondamental pour garantir la traçabilité et l'intégrité des données au fil du temps. Dans un contexte d'échange de fichiers électroniques, l'enjeu est simple mais vital : prouver l'existence d'un document ou d'une signature à un instant précis et s'assurer qu'il n'a pas été modifié depuis cet instant.

Considérez ces scénarios où l'horodatage est absolument crucial :

• Propriété intellectuelle : Pour prouver l'antériorité d'une création, d'un concept, d'un brevet ou d'un prototype. L'horodatage certifié peut fixer la date de création de manière incontestable, servant de preuve en cas de litige ou de recours juridique.

• Transactions commerciales et financières : Les ordres de bourse, les transactions bancaires ou les contrats nécessitent une date et une heure d'exécution précises pour éviter les contestations sur le moment exact de la prise d'effet.

• Conformité légale et fiscale : De nombreuses règlementations exigent que les documents (factures, dossiers RH, archives légales) aient une date certaine et une intégrité garantie sur la durée de conservation légale. L'horodatage électronique qualifié (conformément au règlement eIDAS) répond à ces exigences strictes.

• Contrats et accords : Lorsqu'un fichier est signé par plusieurs parties, l'horodatage permet d'établir l'évènement exact et l'ordre des signatures électroniques, renforçant la confiance numérique dans la validité de l'accord.

Sans un horodatage électronique fiable, la preuve de l’intégrité d'un document à une date donnée repose uniquement sur la confiance dans les systèmes internes et informatiques de l'entreprise, une confiance qui peut être facilement remise en question devant un tribunal. L'horodatage, en revanche, doit se faire grâce à un prestataire de confiance indépendant et rassemble des informations infalsifiables.

Comprendre l’horodatage électronique

L'horodatage électronique est un mécanisme technique qui permet d'associer de façon irrévocable une date et une heure à un ensemble de données électroniques. Il ne s'agit pas de l'horloge interne de votre ordinateur, qui est facilement modifiable. Un véritable horodatage repose sur un service externe opéré par une entité de confiance.

Comment faire l'horodatage ?

Le processus d’horodatage d'un fichier suit plusieurs étapes standardisées pour assurer l'intégrité et la fiabilité :

1. Calcul de l'empreinte numérique (Hash) : Le fichier n'est jamais transmis au service qui s'occupe d'horodater. À la place, un algorithme de hachage cryptographique est utilisé pour générer une empreinte numérique unique, le hash. Ce hash est une chaîne de caractères courte et unique qui représente le contenu du fichier. Même la plus infime modification de l'original modifierait entièrement cette empreinte.

2. Requête au service d'horodatage : L'empreinte numérique est envoyée à un service horodatage, aussi appelé Autorité d’Horodatage ou Time Stamping Authority (TSA).

3. Génération du jeton d'horodatage : L'autorité d’horodatage reçoit l'empreinte, y ajoute la date et l'heure précises (issues de sources de temps précises et sécurisées, comme une horloge atomique), et signe l'ensemble avec son propre certificat électronique. Le résultat est le jeton horodatage, ou Time Stamp Token.

4. Retour et stockage : Le jeton horodatage est renvoyé à l'utilisateur et est joint au doc électronique original. Ce jeton prouve qu'un document avec cette empreinte exacte existe bien à la date et à l'heure indiquées.

Le jeton horodatage est la preuve même. Il est chiffré et signé par l'autorité horodatage, le rendant infalsifiable et irrévocable.

Quels sont les différents types d'horodatage ?

Le niveau de confiance et la valeur légale de l'horodatage dépendent de l'autorité qui le délivre, notamment dans le cadre européen.

Le règlement eIDAS (sur l’identification électronique et les services confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur) est le cadre de référence pour l'horodatage qualifié en Europe, garantissant sa reconnaissance mutuelle et sa force probante maximale.

Le lien entre horodatage et signature électronique

L'association de l'horodatage et de la signature électronique est une synergie de sécurité et de confiance absolument essentielle dans le monde des fichiers électroniques. Une signature électronique (qu'elle soit simple, avancée ou qualifiée) garantit l'identité du signataire et l'intégrité du document numérique au moment où il a été signé. Le certificat du signataire atteste de qui a signé.

Cependant, les certificats électroniques ont une durée de validité limitée. Le principal défi de la signature électronique est sa pérennité : comment prouver la validité de la signature en ligne après l'expiration ou la révocation du certificat du signataire ?

C'est là que l'horodatage électronique est crucial :

1. Fixer la date de signature : L'horodatage apposé au moment de la signature établit de manière irréfutable la date et l'heure exacte à laquelle le signataire a apposé sa signature numérique.

2. Pérenniser la preuve : Le jeton horodatage est signé par l'Autorité Horodatage qui, elle, est un tiers de confiance dont le certificat est spécifiquement conçu pour la validité temporelle. En encapsulant la signature électronique avec un horodatage qualifié (ou certifié), le système fige la validité de la signature à cet instant précis. Même si le certificat du signataire expire cinq ans plus tard, le jeton horodatage prouve que la signature était valide au moment de sa création.

3. Garantir l'intégrité après la signature : Le jeton prouve également que le document numérique n'a pas été modifié depuis l'acte de signature. C'est le niveau maximal de sécurité pour tous vos docs électroniques.

L'horodatage est ainsi le ciment qui lie la signature électronique à un évènement certaine et qui assure sa qualité de preuve sur le long terme.

Les avantages de l’horodatage par signature électronique

L'intégration d'un horodatage qualifié ou certifié avec vos solutions et outils de signature électronique (comme celle proposée par Goodflag) apporte une série d'avantages stratégiques :

1. Force probante maximale et incontestabilité

L'utilisation de l'horodatage électronique qualifié confère à vos documents et signatures électroniques la présomption d'exactitude de l'évènement. Devant un tribunal européen, cette preuve est quasiment inattaquable. C'est l'assurance d'une confiance numérique et légale totale.

2. Pérennité des données et sécurité long terme

L'horodatage permet de prolonger la validité de la signature numérique au-delà de l'expiration du certificat du signataire. Ceci est indispensable pour les documents dont la durée de conservation légale est longue (contrats de prêt, statuts d'entreprise, dossiers médicaux). Il s'agit d'une composante essentielle du process d'archivage à valeur probante.

3. Conformité règlementaire (eIDAS)

Le respect du règlement européen eIDAS n'est pas qu'une option, c'est une obligation pour de nombreux secteurs. En utilisant un service d'horodatage qualifié par un Prestataire de Services Confiance Qualifié (PSCo), comme Goodflag, vous vous assurez une conformité totale. Goodflag s'engage à fournir des services de confiance numérique alignés sur ces exigences.

4. Amélioration de la confiance client et partenaire

Savoir que les documents signés sont sécurisés avec le plus haut niveau de sécurité et d'intégrité renforce la confiance de vos utilisateurs, fournisseurs et partenaires dans vos process de gestion numérique. C'est un gage de professionnalisme et de rigueur.

Bonnes pratiques pour intégrer l’horodatage

Pour tirer le meilleur parti de l'horodatage électronique, l'implémentation doit être réfléchie et conforme aux meilleures pratiques du secteur.

Choisir le bon niveau d'horodatage

Évaluez le niveau de risque légal de vos fichiers :

• Pour les documents à faible enjeu ou à validité courte, l'horodatage simple ou certifié peut suffire (par exemple, des factures électroniques).

• Pour les contrats majeurs, les documents financiers critiques ou les dossiers légaux, optez systématiquement pour l'horodatage qualifié délivré par une autorité horodatage reconnue. C'est la garantie maximale offerte par le règlement eIDAS.

S'assurer de la qualité du prestataire de confiance

Travaillez avec des prestataires de signature électronique et d'horodatage qui sont eux-mêmes Prestataires de services de confiance qualifiés (PSCo). Les solutions comme Goodflag intègrent ces services pour vous simplifier la vie. Vérifiez toujours la certification de l'autorité horodatage.

Intégrer l'horodatage au processus de signature

L'horodatage doit être généré et apposé automatiquement et immédiatement après la signature électronique (ou au moment de la finalisation du document). Il doit faire partie intégrante du process de signature et scellement des docs électroniques.

Archiver le document et le jeton

Le doc original, la signature électronique et le jeton horodatage doivent être conservés ensemble. Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) ou d'archivage doivent être capables de stocker et de restituer l'ensemble des informations pour la vérification future. Le fichier scellé doit pouvoir être vérifié à tout moment.

Utiliser un système de clé PKI fiable

L'autorité horodatage utilise un certificat électronique basé sur une infrastructure à clés publiques (PKI) pour signer le jeton. Assurez-vous que cette PKI est robuste, fiable et maintenue par une autorité de confiance pour garantir la sécurité et l'incontestabilité de l'évènement fourni.

L'horodatage électronique n'est pas un luxe, mais une nécessité absolue pour quiconque gère des données et des docs électroniques critiques. En l'associant à une solution de signature électronique performante et conforme aux exigences du règlement eIDAS, vous offrez à vos process le plus haut niveau de sécurité, d'intégrité et de valeur légale. L'équipe Goodflag est à votre disposition pour vous accompagner dans l'intégration de ces technologies de confiance.

L'horodatage, pilier de la confiance numérique

L'horodatage par signature électronique est le pilier sur lequel repose la confiance numérique dans l'intégrité des documents électroniques. Le processus est clair : une empreinte du fichier inaltérable est transmise à une autorité horodatage, scellant ainsi l'existence et l'état du document à un instant T.

Le recours à l'horodatage qualifié, tel que défini par le règlement européen eIDAS, est la meilleure pratique pour garantir une preuve solide, inattaquable et pérenne. Cette technologie de sécurité est la garantie que vos signatures électroniques et vos fichiers numériques conserveront toute leur valeur légale, bien après l'expiration des certificats des signataires.

Chez Goodflag, nous intégrons ces services de confiance numérique pour vous permettre de mener vos activités avec sérénité et dans la plus stricte conformité.