Trois lettres dictent la plupart des gestions documentaires en entreprise : PDF (Portable Document Format). Contrats de travail, factures, bons de commande, formulaires, copies conformes, bons pour accord… Le PDF est aujourd'hui le format universel par excellence, mais aussi le plus pratique à partager. Contrairement à un fichier Word ou Excel, le PDF se focalise sur la présentation car il conserve la mise en page et le style (image en png, svg ou jpg, photo, texte, etc). En plus d'avoir le même aspect que le fichier original, les PDF peuvent également être consultés par n'importe quel destinataire, sans contrainte d'outil, et s'affichent en ligne de la même manière sur tous les appareils (smartphone, tablette ou ordinateur). C'est donc sans surprise que le PDF est aujourd'hui le format de fichier le plus utilisé par les entreprises, toute taille confondue.
Dans un contexte de digitalisation des échanges, c'est souvent dans un format PDF que les personnes sont amenées à signer numériquement des fichiers. Si les logiciels de lecture de PDF comme Adobe Acrobat Reader offrent des fonctionnalités de signature numérique de base, ils sont souvent plus limités lorsqu'il s'agit de répondre aux besoins avancés des entreprises en matière de signature électronique. Aujourd'hui, les logiciels de signature électronique vous permettent de signer vos fichiers PDF facilement, tout en vous offrant et une conformité juridique garanties. Dans cet article, on vous explique pourquoi et comment signer numériquement un fichier PDF.
Quels types de documents PDF peut-on signer électroniquement ?
La majorité des PDF (contrats de travail, devis, propositions commerciales, promesses de vente, factures…) peuvent être signés numériquement. En effet, avec la transformation numérique des processus, la signature électronique PDF d'un document offre une solution à la fois pratique et légale dans une multitude de situations professionnelles (contrats de partenariat, clauses de confidentialité, contrats commerciaux…) et personnelles (achat immobilier, démarches administratives…). Les PDF maintiennent la cohérence parfaite du texte avec sa mise en page, ses polices et les images, mais ils sont toujours aisément modifiables à l'aide de quantité de logiciels disponibles sur le marché : seul un procédé de signature électronique permet d'en garantir l'intégrité de manière sécurisée et durable.
Qu'est-ce qu'un tiers de confiance ?
Pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la légalité des fichiers PDF signés électroniquement, il est crucial de s'assurer qu'ils soient non modifiables. C'est pourquoi il est intéressant de miser sur un tiers de confiance pour assurer que les documents n'ont pas été modifiés. Conformément à la règlementation eIDAS européenne, un tiers de confiance est une personne physique ou morale habilitée à effectuer des opérations d'authentification juridique, de transmission et de stockage d'informations. Le terme est employé notamment - mais pas exclusivement - pour désigner les professionnels ou les personnes habilités à mettre en œuvre des signatures électroniques, comme Goodflag.
Comment se prémunir contre la falsification d'un document ?
L'utilisation de la signature numérique et du cachet électronique est la clé pour se protéger contre les risques de falsification de documents. Ces outils et solutions numériques doivent être un premier réflexe, car ils sécurisent les échanges de documents en garantissant leur authenticité et leur intégrité, et contribuant ainsi à la protection de la réputation professionnelle. La signature électronique PDF et le cachetage numérique offrent une vérification de l'origine des documents et garantissent l'intégrité des informations, ce qui permettant de déceler facilement les tentatives de fraude, toute modification du document ultérieure à la signature par des personnes tierces étant détectable.
Quels sont les principaux avantages de la signature électronique pour signer un doc PDF ?
L'adoption de la signature électronique et du cachetage électronique transforme la manière dont les documents sont signés et gérés en ligne. Utiliser la signature électronique PDF pour les organisations leur apporte des avantages considérables :
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Gain de temps : Avec la signature électronique PDF, les processus de signature sont accélérés, les délais de traitement des dossiers sont raccourcis et toutes les étapes intermédiaires d'impression, de signature manuelle, de numérisation et d'envoi (par la poste ou par courriel) sont éliminés.
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Sécurité renforcée : Selon la signature électronique PDF choisie, l'authenticité des signatures et l'intégrité du document sont toutes deux garanties, ce qui réduit considérablement le risque de falsification. Bon à savoir : chez Goodflag, pas de compromis, quelle que soit la signature choisie, nous vous garantissons une sécurité sans faille ! ✅
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Validité juridique : Les signatures électroniques PDF sont reconnues et encadrées légalement par le droit européen et français. La signature électronique qualifiée présente exactement la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
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Respect de l'environnement : La réduction de la consommation de papier et d'encre contribue à diminuer l'impact écologique des organisations.
Signer un document PDF sans logiciel dédié : une pratique… pas toujours pratique !
Les outils PDF classiques, tels qu'Adobe Acrobat, peuvent manquer de fonctionnalités avancées pour une authentification et une sécurisation efficaces des signatures électroniques PDF. Ils ne disposent pas toujours des fonctionnalités nécessaires pour garantir :
- Une vérification robuste de l'identité du signataire, ce qui peut entraîner des risques de fraude et de falsification.
- La sécurité des documents signés, puisque ces outils traditionnels n'assurent pas systématiquement l'intégrité des données une fois le document signé. La fonction de signature simple qui permet d'apposer une image de son nom ou de sa signature manuscrite en bas d'un document, par exemple, offre une sécurité très faible. Dans ce cas, le contenu peut être facilement altéré et modifiée, même après signature.
Quels sont les trois niveaux de signature électronique ?
Il existe trois différentes signatures conformément à la mise en application du règlement européen eIDAS :
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Simple : Identification basique sans vérification approfondie. La signature n’est constituée que de « données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer ».
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Avancée : Authentification du signataire plus robuste. Ce niveau de signature répond aux quatre exigences du règlement eIDAS : elle est liée sans ambiguïté au signataire et permet l’identification de ce dernier, elle offre un niveau de confiance élevé quant à sa mise en œuvre par le signataire et elle garantit l’intégrité de l’acte qui en résulte. Ce niveau de signature offre le meilleur compromis en matière de coût, de facilité d’usage et de mise en œuvre
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Qualifiée : Plus haut degré de conformité légale et le seul niveau de signature qui offre la même valeur juridique qu'une signature manuscrite dans tous les états membres de l'UE.
Vous avez besoin d'aide pour choisir la signature électronique la mieux adaptée à vos cas d'usages ? Vous êtes au bon endroit : demandez une démo !
Comment apposer sa signature électronique sur un document PDF avec une solution dédiée ?
Pour insérer une signature électronique sur un fichier PDF, utilisez une solution de signature électronique en choisissant le bon prestataire. Cette méthode assure une signature rapide, facile, sécurisée et se met en place simplement.
Voici les étapes à suivre pour signer un fichier avec Goodflag :
Côté utilisateur : comment créer une signature électronique ?
Vous êtes un utilisateur et devez faire signer un document, par exemple un acte de vente :
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Connectez-vous à votre compte Goodflag ;
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Cliquez sur « nouveau parapheur » dans le tableau de bord ;
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Sélectionnez et téléversez votre fichier PDF en quelques secondes ;
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Déterminez les champs de signature dans les zones appropriées et ajoutez les signataires via leur fiche contact ou leur fiche utilisateur, ou bien créez celle-ci à la volée ;
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Cliquez sur « Démarrer » pour envoyer automatiquement au(x) signataire(s) un email avec un lien vers le document à signer.
Côté signataire : comment signer un PDF ?
Vous êtes un signataire et vous devez signer :
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Vous recevez une demande par courriel qui vous invite à signer un contrat ;
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Ouvrez votre messagerie de courriels et cliquez sur l'invitation à signer de Goodflag ;
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Cliquez sur le lien figurant dans l'e-mail ;
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Visualisez le(s) contrat(s) à signer et vérifiez toutes les informations ( ;
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Signez électroniquement dans le champ indiqué du ou des document(s) en un clic ;
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Enfin, validez votre signature avec un code pour que le document soit automatiquement signé et l'expéditeur notifié.
Goodflag, votre prestataire de confiance pour toutes vos signatures électroniques
Avec les solutions Goodflag, dites adieu aux procédures compliquées d'impression, de signature manuelle, de numérisation et aux enjeux de légalité et de validité juridique des signatures, car nous garantissons :
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L'intégrité de vos documents et la validité de vos signatures : la sécurité de vos données est couverte pour répondre aux besoins des professionnels et des organisations, y compris le cloisonnement des données, l’authentification multi-facteurs, et la conformité aux réglementations (eIDAS, RGPD, etc.) ;
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Une expertise appuyée par des certifications et labels solides : Goodflag est une entreprise française indépendante certifiée ISO 27001:2012 et HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel), Labellisée FnTC CEV génération & vérification, Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 421 pour l’horodatage, Certifiée ETSI EN 319 411-1 LCP et Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 411-2 QCP-n-qscd pour la délivrance de certificats de signature électronique.
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Une intégration facile : Grâce à notre API et aux nombreux connecteurs disponibles, connectez Goodflag avec tous vos systèmes, applications, outils et logiciels, rendant l’adoption de notre signature électronique aisée.
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Un usage facile au quotidien : Avec Goodflag vous pouvez signer n'importe quel format de document (excel, word, formulaire...) sans avoir besoin de le convertir, qu'il soit à destination de la sphère pro ou perso.
Testez par vous-même la facilité de signature d'un fichier PDF avec Goodflag ici !
