Signature électronique sur le Guichet Unique : guide complet pour vos formalités

Depuis la création du Guichet Unique, la signature électronique est devenue essentielle pour faciliter et garantir la validité de vos démarches administratives, dans le cadre de la création ou de la modification de votre entreprise individuelle, de la cessation d’activité ou encore du dépôt de vos comptes annuels. Mais comment faire une signature électronique sur le Guichet Unique pour vos formalités en ligne ? Toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce que le guichet unique et quand l’utiliser ?

Le Guichet Unique est une plateforme numérique centralisant la quasi-totalité des formalités administratives liées à la vie d’une entreprise en France. Elle permet aux chefs d’entreprise, aux mandataires, aux créateurs d’entreprise ainsi qu’aux artisans, commerçants et agriculteurs de gérer la vie administrative de leur entreprise 100 % en ligne.

Instauré par la loi PACTE de 2019 et géré par l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle), il remplace depuis 2023 le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et les services en ligne d’Infogreffe pour la création d’entreprise. 

Quelles formalités nécessitent une signature électronique sur le Guichet Unique ?

Sur le Guichet Unique (géré par l'INPI), la règle est simple : toutes les formalités doivent être signées électroniquement, mais le niveau de sécurité requis (simple, avancé, qualifié) varie selon la nature de la démarche.

Pour chaque étape de votre parcours de création et de vie d'entreprise, il est donc nécessaire de maîtriser la signature électronique.

1. Création d'une entreprise

Lorsque vous créez votre entreprise, que ce soit une micro-entreprise, une entreprise individuelle ou une société avec des statuts, la signature électronique sur le Guichet Unique vous permet de valider vos formalités rapidement, instantanément et en toute sécurité. Bien que l’étape de création ne requiert généralement qu’une signature simple, ce procédé reste indispensable pour conférer une valeur légale immédiate à votre dossier et déclencher l’attribution automatique de votre numéro SIREN par l'INSEE.

• Les documents à signer : déclaration de début d'activité, statuts de la société, attestation de dépôt des fonds, déclaration de non-condamnation du dirigeant.

2. Modification de l’entreprise individuelle

Dans la vie d'une entreprise individuelle (EI), les modifications sont très fréquentes. Grâce à la signature électronique, toute modification effectuée en ligne est rapide (vous n’êtes plus « ralentis » par les formalités administratives) et la sécurité juridique est assurée. Signer électroniquement sur le Guichet Unique donne une force probante immédiate à vos modifications, permettant aux différents organismes (URSSAF, services fiscaux, RNE) de synchroniser vos nouvelles informations en temps réel, tout en vous évitant la lourdeur des envois postaux et les risques de fraude documentaire.

• Les documents à signer : changement d'adresse (acte de transfert de siège), acte de cession de parts sociales, changement de dirigeant, modification de l'objet social ou augmentation de capital, procès-Verbal d'Assemblée Générale (PV d'AG) actant le changement.

3. Dépôts des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une obligation récurrente pour les sociétés commerciales et tous les entrepreneurs, les résultats financiers devant être rendus publics. La signature électronique des comptes annuels sur le Guichet Unique garantit ainsi la fiabilité, la validité et l'intégrité des vos données financières. Ainsi, ce processus sécurise non seulement les tiers (banques, fournisseurs, investisseurs) qui consultent ces chiffres pour évaluer votre santé économique, mais il confère également une valeur juridique probante à votre dépôt tout en accélérant son traitement par les greffes grâce à la dématérialisation totale.

• Les documents à signer : dépôt du bilan et du compte de résultat, annexes comptables, PV d'affectation du résultat (décidant si on verse des dividendes ou si on garde les bénéfices en réserve), déclaration de confidentialité.

4. Cessation d’activité

La radiation d'une entreprise est irréversible : fin des obligations fiscales, clôture des comptes et disparition de la personnalité morale. Signer électroniquement sur le Guichet Unique une cessation d'activité est donc un impératif de sécurité juridique visant à verrouiller l'identité du dirigeant, évitant ainsi toute tentative d'usurpation d'identité ou de fraude. Les documents signés électroniquement sur le Guichet Unique sont ensuite notifiés instantanément à tous les organismes concernés (Urssaf, Fisc, RNE), dans une procédure dématérialisée rapide et hautement sécurisée.

• Les documents à signer : PV de dissolution nommant le liquidateur, V de clôture de liquidation, Comptes de clôture (faisant apparaître le boni ou le mali de liquidation), attestation de parution de l'avis de clôture (radiation définitive).

Les différents niveaux de signature électronique requis sur le Guichet unique

Le type de signature électronique requis sur le Guichet Unique dépend de la formalité en question, conformément aux directives européennes (Article R.123-5 du code de commerce et règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 concernant l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur).

Dans le cadre des formalités de création, le déclarant coche une case équivalant à signature et déclaration sur l’honneur de l’exactitude des informations fournies. Il s’agit ici d’une signature électronique simple, forme de signature la plus basique.

En revanche, les formalités INPI de modification ou de cessation requièrent un niveau de sécurité de signature électronique supérieur : celui de la signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié.

Cette signature respecte des critères stricts pour assurer l’intégrité et l’authenticité du document signé. Elle doit ainsi : 

• être liée de manière univoque au signataire, 
• permettre de l’identifier, 
• être créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif, 
• garantir que toute modification ultérieure du document soit détectable. 

Elle repose en outre sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié, répondant aux exigences du règlement eIDAS, délivré par un prestataire de service de confiance. Elle garantit ainsi une très haute confiance dans l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.

Comment signer électroniquement sur le Guichet Unique : les étapes clés

Pour signer électroniquement vos formalités sur le Guichet Unique, voici les étapes à suivre pour garantir la conformité de votre dossier :

• S'authentifier : Connectez-vous sur le site de l'INPI, idéalement via FranceConnect+ pour bénéficier directement du niveau de sécurité requis pour les signatures avancées.
• Effectuer la formalité : Remplissez le formulaire dynamique correspondant à votre situation et téléversez l'ensemble de vos justificatifs (statuts, PV d'AG, etc.).
• Générer le PDF de synthèse : Une fois la saisie terminée, la plateforme récapitule vos informations dans un document PDF de synthèse que vous devez télécharger.
• Apposer la signature : Utilisez une plateforme de signature électronique pour signer numériquement ce fichier de synthèse.
• Redéposer le document : Téléchargez le document fraîchement signé sur la plateforme pour valider définitivement l'envoi de votre formalité aux autorités compétentes.

Signer via FranceConnect+ : la solution gratuite

Selon la FAQ de l’INPI : « Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancé, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée. ». S’appuyant sur une authentification avec L’Identité Numérique La Poste, ce service répond à un niveau de garantie « substantiel ».

La procédure est simple :

• lors de la validation de votre formalité, choisissez l'option FranceConnect+,

• connectez-vous à FranceConnect+ avec l’Identité Numérique La Poste. Créez-la si besoin en bureau de Poste ou en ligne (carte d’identité ou titre de séjour requis). Autre choix, liez votre compte INPIConnect à FranceConnect+ lors de votre première connexion.

• validez la notification reçue sur votre application mobile en saisissant votre code secret à 4 chiffres. Cette double authentification vaut signature électronique qualifiée aux yeux de l'INPI.

• signez électroniquement sur le Guichet Unique votre formalité, en vérifiant les informations et en cochant la confirmation.

Cependant, cette gratuité est soumise à des conditions d'éligibilité strictes : vous devez être majeur et posséder une pièce d'identité française (CNI ou passeport) ou un titre de séjour d'une durée de validité égale ou supérieure à 5 ans. Les smartphones anciens (version Android < 14 ou iOS < 17 en 2026) peuvent également être incompatibles.

Utiliser Goodflag pour signer vos formalités sur le Guichet unique de l’INPI

Une autre solution pour signer vos formalités consiste à utiliser notre plateforme de signature électronique. Goodflag propose une signature électronique qualifiée respectant les exigences de l’INPI.

Voici la marche à suivre pour réaliser une signature électronique qualifiée à distance avec Goodflag.

Tout d’abord, et si ce n'est pas déjà fait, il est nécessaire de vous créer une Identité Numérique La Poste. Pour cela, vous pouvez procéder en ligne depuis votre smartphone grâce à la vérification d’identité à distance ou en face-à-face avec un chargé de clientèle en bureau de poste (sans rendez-vous).

Une fois votre identité numérique créée, voici les étapes pour signer votre formalité INPI avec Goodflag :

1. Authentifiez-vous sur le Guichet unique puis, effectuez votre formalité.

2. Une fois votre formalité réalisée, une signature électronique vous sera demandée.

3. Lors de cette signature :

• Cliquez sur « Créer un nouveau parapheur » puis nommez votre nouveau parapheur avant de l’enregistrer ;
• Paramétrez une étape de signature et sélectionnez le niveau de signature exigé par l’INPI (signature électronique qualifiée avec authentification de l’Identité Numérique La Poste)
• Désignez-vous comme utilisateur et cliquez sur « OK » ;
• Téléchargez la synthèse PDF non modifiable de la formalité ;
• Ouvrez le document téléchargé puis ajoutez le champs de signature visible avant d’enregistrer ;
• Démarrez le parapheur en cliquant sur « OK » ;
• Vous allez recevoir une demande de signature sur votre smartphone : cliquez sur visualiser les documents puis sur suivant ;
• Après avoir visualisé le document, le bouton « suivant » se dégrise : cliquez sur ce dernier ;
• Acceptez de signer le document et les conditions générales d’utilisation ;
• Utilisez votre Identité Numérique La Poste : saisissez votre numéro de mobile et authentifiez-vous ;
• Une demande de vérification de l’origine de l’action est envoyée automatiquement : confirmez et saisissez votre code secret ;
• Une fois l’authentification réussie, retournez dans le navigateur pour poursuivre le service ;
• Signez votre image de signature et cliquez sur le bouton « Signer » ;
• De retour sur votre profil Goodflag, téléchargez la synthèse de l’INPI afin de la déposer sur le site ;
• Réimportez la synthèse signée sur le Guichet unique ;
• Cliquez sur le bouton « Signer la demande de modifications » ou « Signer la demande de cessation » ou « signer les comptes annuels ».

Et pour les plus visuels d’entre vous, suivez notre vidéo, pour signer vos formalités d’entreprise sur le Guichet unique, avec la signature électronique qualifiée à distance : 

Que vous choisissiez l’une ou l’autre de ces solutions, grâce à la signature électronique INPI, vos démarches administratives sont simplifiées !