Imaginez la situation : vous êtes en rendez-vous en présentiel. Le client est en face de vous, prêt à signer le contrat que vous lui présentez. Et là, un petit grain de sable : il n'a pas de connexion à sa messagerie sur place, donc impossible de cliquer sur le lien d'invitation à signer pour valider la signature électronique.
Bonne nouvelle, ce cas de figure a un nom et une solution simple et sécurisée : la signature en face-à-face. Cette solution pratique vise à simplifier le processus de signature électronique lors de rencontres physiques, en toute conformité avec la règlementation européenne eIDAS.
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À retenir • La signature en face-à-face (ou "signature en personne") permet de signer un document électroniquement quand signataire et émetteur sont physiquement réunis, sur un seul appareil, sans envoi d'email. • Elle a la même valeur juridique qu'une signature à distance (authentification OTP, identification du signataire, certificat de preuve), à l'inverse d'une signature tracée au doigt sur l'écran d'un livreur, qui n'a aucune valeur légale. • Elle ne doit pas être confondue avec la vérification d'identité en face-à-face, une étape distincte liée à la délivrance d'un certificat de signature qualifiée. • Cas d'usage principaux : immobilier, banque et finance, assurance, et tout rendez-vous commercial ou administratif tenu en présentiel. • Compatible avec les trois niveaux de signature électronique : simple, avancée, qualifiée. • Chez Goodflag, disponible sur tous les packs (Besoin Ponctuel, Pro, Entreprise), sous réserve de quelques prérequis techniques (étape en série, un seul signataire, consentement par OTP). |
Qu'est-ce que la signature en face-à-face ?
La signature en face-à-face, également connue sous le nom de "signature en personne", est le fait de signer électroniquement un document sur un seul outil, alors que le signataire et l'émetteur sont physiquement réunis, au même endroit, au même moment.
Par opposition à la signature à distance (celle où on envoie un lien par email et où chacun signe de son côté, parfois à plusieurs jours d'intervalle), avec la signature en personne, tout se passe en direct, sur un seul et même appareil.
Signature en personne, signature en face à face, signature présentielle : quelles différences ?
La signature en personne ou en face-à-face est différente d'une signature sur tablette effectuée au doigt sur l'écran d'un livreur ou du facteur. Cette signature en ligne dite "présentielle" n'a en réalité aucune valeur légale, car rien ne prouve que c'est vraiment vous qui avez signé.
La signature en face-à-face (comme chez Goodflag) s'appuie sur les mêmes mécanismes de sécurité, d'identification et de preuve qu'une signature électronique classique. Avec le mode Signature en face-à-face, vous lancez le parcours de signature directement depuis votre outil, sans envoyer d'email au signataire, et le parcours se déroule en direct.
Signature en face-à-face et vérification d'identité "en face-à-face" : ne confondez pas les deux
Dans le monde de la signature électronique, il est possible de confondre "signature en face-à-face" et "vérification d'identité en face-à-face". Les deux notions se croisent parfois, mais elles répondent à des besoins différents :
- La signature en face-à-face : vous et votre signataire êtes ensemble, et vous faites signer en personne et en direct sur un même appareil.
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La vérification d'identité en face-à-face : une étape bien distincte qui intervient lors de la délivrance d'un certificat de signature qualifiée.
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Dans quels cas d'usage utiliser la signature en face-à-face ?
Dès qu'un rendez-vous commercial ou administratif se tient en présentiel, la signature en face-à-face permet à tous les professionnels (collectivités, administrations, notaires, professionnels de santé...) de signer électroniquement un acte d'engagement, sans renoncer à la rencontre physique.
Secteur immobilier
Avec la signature en face-à-face, un agent immobilier fait signer un mandat de vente ou une offre d'achat pendant la visite d'un bien, et un promoteur peut conclure un compromis directement sur le lieu de la visite.
Découvrir la signature électronique pour le secteur immobilier →
L'avantage : L'agent finalise la transaction avec le client directement sur l'application et ne perd pas le fil du rendez-vous. Pas de risque que l'intérêt du client diminue dans le temps ou qu'il change d'avis. En plus, la sécurité juridique n'est pas sacrifiée. Chaque signature en face-à-face reste tracée, authentifiée par OTP, et documentée dans un fichier de preuve.
Mon Logis, par exemple, utilise la signature en face-à-face pour la signature de ses baux de location : "La signature électronique se fait en face-à-face avec les conseillers afin de conserver la relation de proximité avec nos locataires. Les documents papier ont été remplacés par une tablette, qui reproduisent à l’identique le parcours client pour sacraliser le moment de la signature du bail, tout en instaurant un processus 100 % digital." Lire la suite du témoignage client Mon Logis.
Secteur banque et finance
Au guichet d'une banque, en agence ou lors d'un rendez-vous conseiller, la signature en face-à-face permet de faire signer le client dans la continuité naturelle de l'entretien.
Découvrir la signature électronique pour le secteur banque et finance → `
L'avantage : Le conseiller fait signer les documents et les accords contractuels pendant l'entretien sur l'outil, sans rupture et sans friction. Le taux de transformation est également amélioré, puisqu'il y a moins d'occasions de changer d'avis en cours de route.
Secteur assurance
Un conseiller qui rencontre un client à domicile ou en agence souscrit sur place (assurance habitation, prévoyance, assurance-vie...).
Découvrir la signature électronique pour le secteur assurance →
L'avantage : Les dossiers ne sont pas en suspens entre deux rendez-vous. La signature numérique est réalisée en personne, ce qui permet de fluidifier les processus, et de créer une expérience positive, à la fois sur l'image du conseiller mais aussi pour le client.
Comment fonctionne la signature en face-à-face ?
Avant de vous lancer avec la signature électronique en face-à-face avec Goodflag, vérifiez ces prérequis techniques :
- Le mode face-à-face s'active uniquement sur une étape configurée en série avec un seul signataire (pas de signataires en parallèle), dont la page de consentement est de type One Time Password (OTP) mail ou OTP SMS et le signataire est un contact.
- Le parapheur doit obligatoirement être en mode Collaboratif ; le mode Signature en face-à-face n’est pas disponible pour le mode Signataire unique.
- Le mode Signature en face-à-face n’est pas disponible pour les étapes de validation.
- Le mode Signature en face-à-face est disponible pour tous les types de packs Goodflag Signature : Besoin Ponctuel, Pack Pro et Pack Entreprise.
- Si le mode Signature face-à-face est activé, la consolidation (signature en masse) ne sera pas disponible pour l'étape.
Si l'une de ces conditions manque, l'option apparaît simplement grisée dans l'interface, avec une explication claire de ce qu'il faut ajuster.
Les étapes pour signer en face-à-face
Voici les étapes pour utiliser la signature en face-à-face :
- Le gestionnaire active l'option "Signature en face-à-face" lors de la configuration de l'étape de signature
- Il démarre le parapheur, puis clique sur "Lancer la signature en face-à-face"
- Il remet l'appareil (tablette, smartphone, ordinateur) au signataire
- Le signataire consulte le document, suit le parcours de consentement, reçoit et saisit son code OTP (SMS ou email), puis appose sa signature
- L'étape passe automatiquement au statut "Signé". Aucun email d'invitation n'a été envoyé, mais le signataire peut recevoir une notification avec le document signé en fin de parcours
- Pour un parapheur multi-étapes : possibilité d'enchaîner plusieurs signatures en face-à-face à la suite, ou de basculer vers une étape classique par email pour les signataires suivants
Le certificat de preuve généré à la fin mentionne explicitement, pour chaque étape, si le mode Signature en face-à-face a été utilisé. Rien ne se perd dans la traçabilité, même quand tout s'est joué en trente secondes devant vous.
Bonnes pratiques de la signature en face-à-faceDeux ou trois réflexes à garder, pour que la praticité ne prenne jamais le pas sur la sécurité :
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Quel niveau de signature électronique pour signer en face-à-face ?
Le mode de signature en face-à-face détermine comment la signature se déroule, mais pas quel niveau juridique elle a. C'est une question à part, qui dépend de l'enjeu du document :
- Signature électronique simple : pour les documents à faible risque juridique (notes de frais,...). Rapide, mais peu robuste en cas de contestation.
- Signature électronique avancée : pour la majorité des contrats commerciaux, bons de commande, contrats de travail. Un bon compromis entre sécurité et simplicité.
- Signature électronique qualifiée : pour les actes les plus engageants (notariés, marchés publics, actes sous seing privé à fort enjeu). Elle a la même valeur qu'une signature manuscrite, avec la charge de la preuve qui repose sur celui qui la conteste.
Vous pouvez tout à fait combiner la signature numérique en face-à-face et n'importe lequel de ces trois niveaux.
Chez Goodflag, le mode de signature en face-à-face est pensé pour les situations où la confiance se joue en direct : un rendez-vous client, un guichet, une visite terrain. Grâce à notre positionnement de tiers de confiance qualifié eIDAS 2.0, la sécurité et la conformité sont garanties, que la signature se passe à distance ou en présentiel.
Signer vous engage, Goodflag vous protège : y compris quand tout se joue en un rendez-vous, sans email, sans attente, et sans jamais sacrifier la valeur juridique de ce qui est signé.
Vos questions sur la signature en face-à-face
