Comment créer un tampon pour votre signature électronique ?

À l’ère de la transformation digitale, les entreprises cherchent sans relâche à dématérialiser leurs processus administratifs. Si la signature électronique est devenue un standard pour valider des contrats, le traditionnel tampon encreur de société a, lui aussi, opéré sa mutation. Aujourd'hui, le tampon numérique (ou cachet électronique) est l'outil indispensable pour authentifier vos documents PDF en un clic.

Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande organisation, comprendre comment intégrer un cachet d'entreprise dans vos flux de travail numériques est crucial. Dans cet article, nous allons explorer en profondeur l'univers du tampon numérique et vous montrer comment Goodflag peut vous accompagner dans cette transition.

Qu’est-ce qu’un tampon électronique ?

Le tampon électronique est la version dématérialisée du célèbre tampon encreur physique que l'on retrouve sur tous les bureaux. Si vous avez l'habitude d'utiliser un Trodat Printy ou un tampon dateur pour marquer vos factures, le tampon numérique remplit exactement la même fonction, mais directement sur vos fichiers informatiques.

Une identité visuelle et juridique

Contrairement à une simple image insérée sur un document, le cachet électronique moderne est souvent lié à l'identité d'une personne morale, en l'occurence l'entreprise. Il permet de marquer un document avec des informations clés :

• Le nom de la société.

• Le numéro SIRET ou TVA intracommunautaire.

• L'adresse du siège social.

• Un logo pour renforcer l'image de marque.

Du physique au numérique

Pendant des décennies, le tampon personnalisé a été synonyme de manipulations d'encre et de papier. Aujourd'hui, le tampon entreprise se présente sous la forme d'un fichier (souvent au format PNG ou intégré dans un logiciel de signature) que l'on appose sur un document PDF ou un document word. Il ne s'agit plus seulement d'une empreinte d'encre, mais d'une preuve d'origine pour vos documents sortants.

Comment fonctionne un tampon électronique ?

Le fonctionnement d'un tampon numérique repose sur l'association d'un aspect visuel et, dans les cas les plus avancés, d'une couche de sécurité cryptographique.

L'apposition visuelle sur les documents PDF

La méthode la plus courante consiste à utiliser un logiciel de signature électronique comme Goodflag. Lors de la préparation de votre fichier, vous sélectionnez l'emplacement où le cachet doit apparaître. Le système génère alors une image numérique fidèle à votre ancien tampon encreur.

L'intégration avec les outils mobiles

Avec l'essor du travail hybride, l'usage du tampon sur mobile ou tablette est devenu une nécessité. Des technologies comme Keymo, le tampon physique pour écran, permettent de tamponner numériquement un document en appuyant simplement l'objet sur l'écran de votre tablette. C'est la fusion parfaite entre le geste traditionnel du tampon et la technologie numérique mobile.

Le processus technique

1. Importation du document : Vous téléchargez votre fichier (généralement un PDF) sur votre plateforme de gestion.

2. Sélection du tampon : Vous choisissez parmi vos tampons personnalisés pré-enregistrés.

3. Positionnement : Vous placez le cachet d'entreprise à l'endroit souhaité.

4. Validation : Le logiciel scelle le document, rendant le tampon indissociable du contenu.

Les avantages du tampon électronique

Passer du tampon encreur classique au tampon numérique offre des bénéfices immédiats en termes de productivité et de coûts.

1. Gain de temps et productivité

Finie l'époque où il fallait imprimer, tamponner manuellement, puis scanner à nouveau le document pour l'envoyer par email. Avec le tampon électronique, tout se fait en quelques secondes. Pour une entreprise gérant des centaines de factures par mois, l'économie de temps est colossale.

2. Réduction des coûts de fournitures

L'entretien des tampons encreurs physiques représente un budget non négligeable : achat de montures Trodat, remplacement des cassettes d'encreur, achat de papier. Le passage au numérique élimine ces frais récurrents.

3. Image de marque et professionnalisme

Un tampon personnalisé avec un logo haute définition offre un rendu bien plus net qu'un tamponnage manuel parfois baveux ou de travers. Vos documents PDF conservent une apparence professionnelle et constante.

4. Mobilité totale

Grâce aux solutions sur mobile tablette, vous pouvez valider des bons de commande ou des rapports de chantier directement sur le terrain. Le tampon numérique vous suit partout, sans encombrement.

Est-il légalement reconnu ?

C'est la question que se posent de nombreux entrepreneurs : le cachet électronique ou numérique a-t-il la même valeur qu'un tampon à l'encre ?

Le cadre réglementaire eIDAS

En Europe, le règlement eIDAS encadre l'usage de la signature électronique et du cachet électronique. Pour qu'un tampon électronique ait une valeur juridique forte, il doit idéalement être couplé à un certificat numérique.

• La signature électronique : Identifie une personne physique.

• Le cachet électronique : Identifie une personne morale (l'entreprise).

Valeur probante des documents

Un document tamponné numériquement via une plateforme certifiée comme Goodflag bénéficie d'une intégrité garantie. Cela signifie qu'on peut prouver que le fichier n'a pas été modifié après l'apposition du cachet.

Note importante : Si un simple scan de votre tampon physique (image PNG) a une valeur visuelle, seul le cachet électronique cryptographique offre une véritable sécurité juridique en cas de litige.

Comment créer son tampon électronique ?

La création d'un tampon professionnel ne nécessite plus de passer par un graveur de caoutchouc. Voici les étapes pour concevoir le vôtre.

Étape 1 : Choisir les informations clés

Un bon tampon entreprise doit comporter plusieurs lignes de texte. Généralement, on y retrouve :

• Le nom officiel de la société.

• La forme juridique (SAS, SARL, etc.) et le capital social.

• L'adresse du siège.

• Le SIREN/SIRET.

Étape 2 : Concevoir le design

Vous pouvez utiliser des outils de création graphique pour générer un fichier image.

• Format : Préférez le PNG avec fond transparent.

• Logo : Intégrez votre logo en noir et blanc pour respecter l'esthétique du cachet traditionnel.

• Dimensions : Inspirez-vous des formats standards comme le Trodat Printy 4913 (environ 58x22mm).

Étape 3 : Utiliser un générateur de tampon personnalisé

Il existe des plateformes de création tampon en ligne qui vous permettent de saisir vos lignes texte et de choisir une bordure (rectangulaire ou circulaire). Ces outils exportent un fichier prêt à l'emploi qu'il suffira d'intégrer dans une solution de cachetage.

Pourquoi choisir Goodflag pour vos besoins de cachetage ?

Chez Goodflag, nous comprenons que le tampon électronique est bien plus qu'une simple image. C'est le prolongement de l'identité de votre entreprise dans le monde digital.

Instauré par le règlement eIDAS, le cachet électronique qualifié Goodflag garantit l'authenticité et l'intégrité des documents numériques pour les personnes morales. Alternative électronique du tampon physique, le cachet d’entreprise numérique permet de limiter les risques de fraude et d’améliorer l'efficacité des processus de signature !

Le cachet électronique est utilisé par les personnes morales (entreprises, institutions, organisations…)

• émettant un grand volume de données,
• souhaitant gagner en productivité,
• soumises à des contraintes de sécurité élevées,
• et soumises à des contraintes de souveraineté des données.

De plus, notre solution de cachetage intègre la technologie 2D-Doc, ce qui renforce la sécurité de vos documents et justificatifs d’entreprise.

Le passage au tampon numérique est une étape logique et indispensable pour toute entreprise. En abandonnant les contraintes du tampon encreur physique pour la souplesse du numérique, vous gagnez en efficacité, en sécurité et en image de marque. Le document PDF est devenu le support universel des échanges commerciaux ; il est temps de lui offrir un cachet à la hauteur de vos ambitions.