Le réseau Biocoop, vous connaissez ? Cet acteur engagé dans la distribution alimentaire bio se distingue par son esprit coopératif et sa mission de cœur : rendre l’alimentation saine accessible à tous.
Fondée en 1983, la coopérative Biocoop La Gambille, sociétaire du réseau coopératif national Biocoop, regroupe aujourd’hui, cinq magasins dans l’agglomération de Saint-Brieuc dans les Côtes d’Armor. Si elle emploie 58 collaborateurs en CDI, elle a aussi régulièrement recours à des salariés temporaires, dont le recrutement et la gestion administrative a été internalisée en 2023, alourdissant au passage la tâche pour son service RH !
Avec environ 250 contrats signés chaque année, le passage au numérique était inévitable pour la coopérative. Biocoop La Gambille a donc fait le choix de la signature électronique avec Goodflag. Retour sur une solution qui a révolutionné leur quotidien.
Avant de passer à la dématérialisation, la gestion des contrats RH fonctionnait de manière traditionnelle, toute la gestion des contrats se faisant sur papier. Chaque contrat devait alors être imprimé au siège, envoyé dans les différents magasins, signé, puis renvoyé au siège pour vérification…
Un processus non seulement long, mais également gourmand en ressources, dans la mesure où les collaborateurs devaient se déplacer pour signer les contrats et qu’il nécessitait un suivi constant des signatures… Sans pour autant être efficace avec la pression constante d’obtenir la signature du contrat de travail à durée déterminée dans le délai légal.
C’est dans ce contexte que Biocoop La Gambille a décidé d’intégrer une solution de signature électronique et Goodflag s’est imposée comme la réponse idéale. Dès lors, les premiers contacts sont pris et la souscription à Goodflag est réalisée en ligne. Le déploiement de la solution est ensuite d’une grande simplicité : en une heure, tout est paramétré conformément à leurs besoins et prêt à l’emploi. Le service RH peut par ailleurs bénéficier d’un test de la plateforme en conditions réelles, confirmant l’adéquation de la solution à ses problématiques. L’accompagnement a enfin été un facteur décisif, le Guide utilisateur ayant été jugé très accessible, et les conseillers Goodflag disponibles et réactifs à la moindre question.
Et tout ça avec, en prime, un meilleur contrôle des ressources utilisées. Car si le numérique reste énergivore, la dématérialisation de la signature permet de limiter considérablement la consommation d’encre et de papier ou les trajets pour livrer / retourner le contrat. Nathalie le reconnaît : il n’y a pas de recette miracle pour éviter toute empreinte carbone, mais la signature électronique reste un bon ingrédient pour réduire son empreinte environnementale.
Et les résultats ne se font pas attendre. Dès la première utilisation, Nathalie réalise immédiatement les gains de temps, notamment parce que les informations relatives aux contrats ne sont saisies qu’une fois.
Mais le passage à la signature électronique n’a pas seulement permis d’économiser du temps, il a aussi réduit la charge mentale des équipes RH, grâce à la possibilité de suivre les signatures en temps réel via le tableau de bord très clair de la solution. Le système de relance simplifié, depuis l’ordinateur ou un smartphone, a également constitué un vrai soulagement pour la responsable RH.
L’un des atouts majeurs de Goodflag réside dans son interface personnalisable et facile à utiliser. Les utilisateurs bénéficient de notifications par email dès qu’un document est signé, garantissant un suivi fluide et rapide. Côté sécurité, la solution offre une protection robuste : chaque signature électronique est accompagnée d’un dossier de preuve.
Et cerise sur le gâteau, la solution facilite la préparation de la paie en collaboration avec leur cabinet comptable. Désormais, un simple « glissé-déposé » suffit pour implémenter le PDF signé dans un drive partagé, quand il fallait auparavant scanner tout le contrat avant de l’enregistrer sur le dossier partagé.
Si l’implémentation de Goodflag s’est déroulée sans accroc technique, qu’en a-t-il été du côté des signataires ?
Cette adhésion ouvre la porte à d’autres usages au sein de la coopérative : l’outil pourrait bientôt être utilisé pour la signature des soldes de tout compte qui, avec les fichiers de preuve associés, pourront être déposés dans un coffre fort numérique connecté à la solution.
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