Dans un monde où la dématérialisation est la norme, apprendre comment faire une signature électronique est devenu essentiel. Que ce soit pour valider un contrat crucial, signer un simple bon de commande ou apposer une signature sur un document Word ou PDF, le processus de signature électronique au sein des entreprises remplace la signature manuscrite et révolutionne la gestion de vos documents. Fini les impressions, les signatures à la main, la conversion de documents dans le bon format, le scan et l'envoi interminable par e-mail : adopter une solution de signature électronique comme celle proposée par Goodflag permet d'accélérer vos flux de travail, de réduire vos coûts et, surtout, de sécuriser l'ensemble de vos échanges numériques.
Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous découvrirez dans notre article toutes les étapes et les clés pour maîtriser la signature électronique, de la définition des différents niveaux de sécurité jusqu’aux meilleures pratiques à adopter. Ainsi, vous transformerez tous vos documents en supports juridiquement fiables grâce à une signature électronique parfaitement conforme !
Une signature électronique est un mécanisme légal et technique destiné à garantir l'intégrité d'un document électronique et à identifier de manière certaine le signataire. Contrairement à une simple image de signature numérisée (comme une photo de votre signature manuscrite), la véritable signature électronique est un ensemble de données cryptographiques associées au document signé.
Elle a pour principal objectif d'établir un lien indissociable entre le signataire et le document, rendant toute modification ultérieure détectable. En France et en Europe, le cadre légal est principalement régi par le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Ce règlement établit les normes pour les services de confiance, garantissant que les signatures électroniques ont la même valeur probante que la signature manuscrite.
Le règlement eIDAS européen assure la reconnaissance juridique des signatures électroniques à travers tous les États membres. L'article 25 de ce règlement stipule qu'une signature électronique ne peut se voir refuser son effet juridique ou sa recevabilité comme preuve en justice au seul motif qu'elle se présente sous une forme électronique.
La force probante d'une signature électronique est donc reconnue, à condition qu'elle soit établie par un processus fiable garantissant l'identité du signataire et l'intégrité du document signé. C'est là qu'interviennent les différents niveaux de signatures électroniques, chacun offrant un degré de sécurité et de preuve distinct.
L'adoption de la signature électronique apporte des avantages considérables :
Gain de temps et d'efficacité : Le processus de signature est immédiat, éliminant les délais postaux ou la nécessité d'imprimer, de signer, de scanner, et d'envoyer.
Réduction des coûts : Moins de papier, moins d'encre, moins de frais d'expédition.
Amélioration de l'expérience client : Un client peut signer un document PDF ou un document Word instantanément, de n'importe où, depuis n'importe quel appareil.
Sécurité et traçabilité : Goodflag créé des dossiers de preuve complets, quel que soit le niveau de signature, attestant l'heure, la date et le lieu de la signature, et garantissent l'intégrité du document après la signature
Pour choisir le bon niveau de signature électronique, l'idéal est de faire une analyse de risques : plus le risque (financier, réputationnel, commercial...) est grand, plus le niveau de signature doit être robuste. En cas de doute, il faut toujours opter pour l'option du niveau de signature le plus élevé. Chez Goodflag, tous les niveaux sont disponibles, simples et 100 % sécurisés.
La signature électronique simple est le premier niveau de sécurité et de reconnaissance légale pour signer numériquement. C'est aussi la forme la plus courante et la plus facile à mettre en œuvre.
Définition : Elle correspond à des données électroniques jointes logiquement à d’autres données (le document). Elle est souvent utilisée pour des documents à faible risque juridique (comme des politiques internes, des contrats de travail, des bons de livraison, des accusés de réception...).
Processus : Elle peut être un simple clic sur un bouton d’acceptation, la saisie d'un code reçu par email, ou l'image signature apposée via un outil.
Sécurité : Elle permet d'identifier le signataire, mais l'authentification n'est pas fortement garantie. La charge de la preuve, en cas de litige, repose sur celui qui l’utilise.
La signature électronique avancée offre un degré de sécurité supérieur à la signature électronique simple. Grâce à l’utilisation d’une clé privée contrôlée seulement par la personne qui signe, elle permet d’identifier le signataire, de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé. Elle est généralement utiliser pour signer numériquement des documents avec des enjeux modérés (bons de commande, souscription à une couverture santé, mandats SEPA, compromis de vente immobilière...).
Définition : Elle est liée de manière unique au signataire et doit permettre de détecter toute modification ultérieure du document signé.
Processus : Elle nécessite une identification plus rigoureuse du signataire, souvent par l'envoi d'un code unique par SMS après vérification d'une adresse email ou de l'identité via des documents officiels. Elle repose sur un certificat électronique non qualifié.
Sécurité : Elle garantit fortement l'intégrité du document et permet une meilleure traçabilité de l'identité signataire.
La signature électronique qualifiée est le niveau de signature électronique le plus sécurisé. Elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique et sur un dispositif qualifié de création de signature. Elle nécessite une vérification en face-à-face de l’identité du signataire, l’utilisation d’une clé sécurisée ou d’une identité numérique certifiée (INLP, France Identité...). Elle est exigée pour les actes les plus importants et sensibles (actes d’engagements de marchés publics, factures électroniques, contrats d’assurance-vie, actes sous seing privé...).
Définition : C’est une signature électronique avancée qui est créée à l'aide d'un dispositif de création de signature électronique qualifié (QSCD) et qui repose sur un certificat signature qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo).
Processus : L'identité du signataire est vérifiée en face-à-face (ou équivalent à distance) avant la délivrance du certificat.
Sécurité : Elle bénéficie d'une présomption de fiabilité. En cas de litige, la charge de la preuve revient à celui qui la conteste.
Pour créer et gérer efficacement vos signatures électroniques, il est impératif de sélectionne une plateforme fiable et conforme, proposée par un prestataire de services de confiance numérique, vraiment de confiance.
Des plateformes comme Goodflag sont conçues spécifiquement pour la gestion des documents et les processus de signature électronique. Elles offrent un environnement sécurisé et des fonctionnalités adaptées à tous les niveaux de signature (simple, avancée et qualifiée). Ces outils permettent de gérer l'envoi, le suivi, l'archivage des documents signés et d'intégrer un certificat électronique pour renforcer la sécurité.
Certains logiciels comme Adobe Acrobat Reader pour les documents PDF ou Microsoft Word pour les documents Word permettent d'apposer une signature électronique simple ou d'insérer une image signature.
Pour un document PDF : La plupart des lecteurs offrent une fonction "Remplir et Signer" qui permet de dessiner une signature ou d'insérer une image signature.
Pour un document Word : Vous pouvez insérer une ligne signature numérique, qui créé une couche invisible pour garantir l'intégrité.
Cependant, ces méthodes offrent généralement un niveau de sécurité simple et ne fournissent pas la même piste d'audit et la conformité eIDAS qu'une solution dédiée comme Goodflag. Nous proposons, dès le niveau simple, la signature électronique la plus sécurisée du marché.
Le processus pour signer un document avec une solution professionnelle comme Goodflag est conçu pour être simple, rapide et intuitif. Le seul prérequis est de disposer d'un compte Goodflag.
Commencez par téléverser le document que vous souhaitez faire signer. Quel le soit le format de votre document (pdf, word, xml...), Goodflag le convertira dans un format sécurisé.
Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur ou votre plateforme de stockage en ligne.
Indiquez l'emplacement de la future signature en ligne ou en tant qu'image signature sur le document.
Vous devez ensuite définir qui doit signer.
Tapez et entrez l'adresse email et le nom complet de chaque signataire dans le champ prévu à cet effet.
Déterminez le niveau de signature électronique requis (simple, avancée ou qualifiée) en fonction de l'enjeu.
Une fois le document prêt, les approbations paramétrées et les signataires définis, vous lancez le processus et le parapheur.
Chaque signataire reçoit un mail contenant un lien sécurisé vers le document électronique.
Pour le signataire, le processus est simplifié :
Le signataire clique sur le lien reçu.
Il est invité à vérifier son identité signataire (via un code SMS, un certificat électronique, etc., selon le niveau de signature).
Il vérifie toutes les pages, puis sélectionne et appose sa signature (dessin, saisie au clavier, ou insertion d'une image).
Le document signé est ensuite scellé par la plateforme, assurant son intégrité. Il sera ensuite possible de le télécharger.
Le processus se termine par la distribution sécurisée :
Tous les signataires reçoivent une copie du document signé électroniquement.
La plateforme génère un document de preuve, garantissant le respect du règlement eIDAS et la fiabilité des signatures électroniques.
La sécurité est l'aspect le plus critique de la signature électronique. L'utilisation de signatures électroniques doit s'accompagner de bonnes pratiques pour garantir la valeur juridique et la protection des documents.
Ne choisissez pas toujours le niveau de signature le plus simple par commodité. La bonne pratique est de toujours sélectionner le niveau de signature (simple, avancée ou qualifiée) en fonction de votre besoin et des enjeux du document. Plus l'enjeu est élevé, plus le niveau de signature électronique doit aussi l'être.
Le certificat électronique est au cœur de la sécurité de la signature numérique. Il s'agit d'une attestation électronique qui lie les données de validation de signature à une personne physique et confirme l'identité signataire.
Sécurité renforcée : Assurez-vous que l'outil utilise des certificats conformes aux normes (comme eIDAS) pour l'authentification et le scellement des documents signés.
Intégrité du document : Le certificat permet de vérifier que le document n'a pas été modifié après qu'il ait été signé.
Une fois le processus terminé, la conservation sécurisée du document signé est primordiale.
Les documents signés doivent être archivés et conservés dans un environnement numérique sécurisé, garantissant leur intégrité et leur accessibilité sur le long terme. Les solutions professionnelles offrent souvent des services d'archivage conformes.
Le dossier de preuve est l'élément qui détaille toutes les étapes de la signature : identification de l'identité signataire, horodatage, moyens d'authentification, adresse IP, etc. Il est le socle de la valeur probante de la signature électronique en cas de litige.
Adopter un outil comme Goodflag, c'est choisir un partenaire, fournisseur et tiers de confiance qui non seulement facilite l'apposition d'une signature, mais qui garantit également la sécurité et la conformité de l'ensemble de vos signatures électroniques et/ou numériques. En intégrant ces bonnes pratiques, vous vous assurez que chaque document signé électroniquement est juridiquement inattaquable.