À la pointe de la recherche mondiale (elle est la 13ème Université mondiale selon le classement réalisé chaque année par l’université de Jiao Tong de Shanghai), l’Université Paris-Saclay l’est aussi en matière de dématérialisation.
En effet, elle a digitalisé de bout en bout les démarches administratives liées à l’inscription, la réinscription et la soutenance de ses doctorants. Explications du passage à la signature électronique de l’Université Paris-Saclay.
L’Université de Paris-Saclay intègre plusieurs établissements composantes (CentraleSupélec, Agroparistech, ENS Paris-Saclay, Institut d’Optique, etc.). Elle accueille également deux universités en tant que « universités-membres associées » (UVSQ, à Versailles et UEVE, Evry).
L’Université Paris-Saclay est accréditée pour délivrer le doctorat de tous les doctorants. Cela représente environ 4 200 doctorants répartis au sein de 21 écoles doctorales et dans 275 laboratoires de recherche.
Le parcours est donc fléché, et à la particularité de faire intervenir plusieurs acteurs du doctorat.
Il y a d’abord le directeur de thèse qui donne un avis sur l’inscription d’un doctorant. Puis l’école doctorale qui propose l’inscription.
Celle-ci est ensuite examinée, acceptée ou refusée. Et pour qu’elle le soit, le dossier doit évidemment être complet. Chacune de ces étapes est importante, car chaque partie donne son avis.
Auparavant, le doctorant, dans son laboratoire de recherche, devait aller frapper à la porte du bureau de son directeur de thèse. Ensuite, il lui fallait changer de bâtiment pour aller voir le directeur de l’école doctorale. Enfin, il devait se rendre au service scolarité, qui mettait son dossier d’inscription dans un parapheur en vue de sa signature par la Présidente de l’Université. C’était évidemment un processus lourd qui faisait perdre du temps à tout le monde.
Aujourd’hui, ces démarches d’inscription, de réinscription et de soutenance se font en ligne via la plateforme ADUM. Qui assure le workflow de validation (visas) puis via un connecteur, les documents sont versés dans un parapheur électronique pour une validation puis une mise en signature.
Deux grandes étapes ont orchestré cette dématérialisation.
C’est Goodflag qui a fourni sa solution de signature électronique et défini le circuit de validation et les différents profils de signataires.
Chaque doctorant dispose de sa propre interface sur ADUM. Depuis celle-ci, il peut visualiser ses documents signés et à signer.
Il en est de même pour le directeur de thèse et l’école doctorale. Chaque accès est ainsi filtré et permet aux différents intervenants de ne voir que les informations qui le concernent. Trois profils ont été créés :
La Présidente a d’ailleurs la possibilité de signer les documents en lots ou un par un.
En pratique, si les documents pour la signature électronique sont générés dans ADUM, la signature se fait par l’intermédiaire par appel d’API en dehors de la plateforme. Il existe par ailleurs deux possibilités de rejet :
Car ce circuit exige 6 signatures au minimum. Jusqu’à présent, la signature de ces conventions se faisait par le biais de multiples envois postaux en recommandé. Elle impliquait des va-et-vient incessants, jusqu’à l’obtention de l’ensemble des signatures. Depuis peu, l’Université Paris-Saclay permet donc de collecter les signatures sur ces conventions par des personnes externes à l’organisation via la plateforme.
L’objectif de l’Université est aujourd’hui d’utiliser la solution de signature électronique Goodflag pour tous les documents à faire signer. Que ce soit en interne ou en externe.
Jusqu’à présent, seule la vice-présidente avait la délégation de signature et était équipée d’une clé lui permettant de signer de cette manière.
Plusieurs universités et d’autres établissements ont, depuis, sollicité Hamida Muller pour obtenir des informations sur ce vaste projet de dématérialisation.
Rappelons en effet que 80% des universités utilisent la plateforme ADUM. In fine, tout ce que nous avons mis en place pourra désormais servir aux autres universités.