Tirant les enseignements de la crise sanitaire, Seine-et-Yvelines Numérique a déployé de nouvelles solutions lui permettant d’accélérer la dématérialisation de ses processus. C’est ainsi que l’organisme s’est doté de Goodflag. La solution de parapheur électronique éditée par Goodflag, désormais ouverte aux adhérents du syndicat numérique.
Rencontre avec Franck-Yves Berenguer, directeur du pôle Dématérialisation et Confiance Numérique de Seine-et-Yvelines Numérique.
Franck-Yves Berenguer : Seine-et-Yvelines Numérique est le regroupement de collectivités locales. Départements, blocs communaux (communes et regroupement de communes) et établissements publics de toute nature pour mieux faire face ensemble aux enjeux du numérique.
Créé en 2016 par le département et les intercommunalités des Yvelines, puis rejoint par le Département des Hauts-de-Seine en 2020, l’opérateur numérique que nous sommes a pour mission de développer et piloter de nouveaux services innovants et mutualisés. C’est-à-dire des solutions pour l’aménagement numérique du territoire, le numérique pour l’éducation et les solidarités, les territoires connectés, la cybersécurité, la dématérialisation ou encore les systèmes d’information.
Il est le premier opérateur public interdépartemental en France à la disposition des collectivités dans le domaine des services numériques.
Les actions du Syndicat s’inscrivent autour des valeurs suivantes :
Franck-Yves Berenguer : Le numérique et le développement de ses usages font partie de l’ADN de Seine-et-Yvelines Numérique. C’est pourquoi le syndicat s’est doté d’outils de dématérialisation des processus internes.
La mise en place d’un parapheur électronique apparaissait comme la solution la plus fédératrice.
D’une part, pour combler les besoins du Secrétariat général en termes de diffusion d’informations authentiques et fiables.
D’autre part, pour fournir à la Direction des Ressources Humaines les moyens de dématérialiser certains points marquants de la relation avec les salariés. Comme par exemple la promesse d’embauche ou la campagne d’entretiens annuels. Enfin, le parapheur était le moyen d’échanger des documents fiables avec les prestataires ou les fournisseurs de SYN.
La Direction Métier « Dématérialisation et Confiance Numérique » s’inscrit d’ailleurs dans une démarche générale de transformation numérique de l’administration, de réduction des coûts et de développement durable. Le but est de chercher à faciliter le travail quotidien des élus et des agents afin de disposer d’un accès simplifié et plus étendu à des services dématérialisés.
Franck-Yves Berenguer : Le besoin d’un parapheur est devenu prioritaire pour le Syndicat, au regard des conditions sanitaires en 2019/2020, pour fournir les moyens d’échanger de l’information contractuelle avec :
Fort de cette première expérience, le Syndicat propose désormais une offre de parapheur électronique à destination des adhérents de Seine-et-Yvelines Numérique, dont Goodflag est l’attributaire.
Ce parapheur électronique est disponible via un contrat de service « SaaS » sur un Cloud Public dont les caractéristiques sont :
Le périmètre adressable couvre environ 400 collectivités et organismes publics. Une attention particulière a été portée sur l’élaboration de la grille tarifaire. Il fallait prendre en compte le nombre d’habitants dans les collectivités et ainsi faciliter cette transition même pour les collectivités les plus modestement dotées.
Les prestations ne se limitent pas à sa seule fourniture de ce service. Des prestations associées permettent de prendre en compte les spécificités d’un déploiement au sein d’un organisme public ou d’une collectivité.
Franck-Yves Berenguer : Les fonctionnalités majeures sont la génération de mot de passe à usage unique (OTP, de l’anglais One-Time Password).
Cela permet de garantir la sécurité des transactions avec des acteurs internes mais aussi externes aux organisations.
L’autre spécificité importante est la capacité d’utilisation de la solution sur tous types de terminaux (PC, tablette, smartphone) sans que l’ergonomie en soit impactée.
Enfin, une grande attention a été portée sur la facilité de création de modèles de documents au sein des parapheurs et la capacité de diffusion. Les points suivants répondaient tout particulièrement à nos exigences :
Franck-Yves Berenguer : Non pas à ce jour. Mais la simplification et la modernisation des services publics de l’État va imposer le numérique à l’ensemble des collectivités à terme. Cela deviendra donc une obligation pour tous nos Adhérents de se doter de ce type de solution.